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关于案件管理,听听老司机怎么说

作者:时间:2017-2-24 13:22:57

在经营活动中,合同争议和经济纠纷以及由此引发的民事法律案件(以下简称“案件”)是企业需要面对的问题。案件管理是企业法务管理的一项重要内容和基础性工作,其中既涉及到对案件防范、处理、总结方面的工作制度,更体现着企业法务管理的能力和水平。


目前中国企业在这方面较为普遍存在的问题是,将案件处理作为偶发性的危机处理,而没有形成和实施规范化和制度化的常规性管理;对所发生的案件,往往都是被动地将其作为非常态化的个案项目对待。


另一方面,法务管理对企业行为的参与度有限,甚至常常游离于核心业务活动之外,被边缘化。在多数情况下,他们普遍是用来充当解决争议和处理案件的“消防队”。同时,即使是在对外争讼时,对案件处理所遇到的困难和障碍,也常常不是来自外部,而是源自内部信息的不对称。这种状况不利于企业案件管理水平的提高,应当引起注意并加以改进。


法务管理的职能是对企业的法律事务实施全面的管理,并对企业的全部活动及行为提供法律保障和法律支持,保障企业经营活动的顺畅、有效,提高企业的竞争力,避免法律风险,尽量防止案件的发生。因此案件管理的内容绝不只是打官司。


虽然案件管理很重要,其内容很丰富,要做的工作很多;但是它毕竟只是企业法务管理职能中的一项内容,而不是全部。这项工作内容在法务管理的具体工作中所占的比例越小,说明法务管理的作用发挥的越全面、越有效、越好。因此,案件管理在法务管理中所占比例,也是衡量法务管理是否有效的标志之一。


同企业的日常管理一样,对于案件的处理亦需制度化的管理。虽然企业遇到的案件可能是随机的,但是在案件处理和管理方面,却应该是制度化的,应当有明确的职责分工和清晰的业务流程,即有章可循,并按预先设定好的程序进行处理。这里所谓的制度化,就是明确如何启动和实施处理程序;明确责任和流程则是要明确谁牵头、谁配合以及如何协调和运作。这样,在应对和处理发生的案件时,就不会手忙脚乱,不至于对企业正常的业务和运转造成更大的和额外的冲击。

 

案件处理的三条途径


企业可能遇到的法律纠纷和由此产生的案件种类繁多,但是基本可以分为两大类,即:合同纠纷和非合同纠纷。一般而言,前者比较适合采取仲裁方式解决,后者则需要采取诉讼的方式解决。但是在两种解决途经的选择中,都不排除通过协商和调解而实现和解的可能。因而,企业处理和解决案件的途径有三,即:仲裁、诉讼、和解。


通常,应当首先针对案件的性质、标的金额、类型和产生的原因,进行全面分析和评估,以确定解决途径和处理方案。


仲裁是解决商事纠纷的一种较受推崇的有效途径。裁决,可由当事人选择熟悉本行业且经验丰富的专家作为仲裁员,并且具有中立性、可执行性、程序灵活、快捷、节省费用的优势。仲裁的过程保密,裁决为终局的,对双方均有约束力。但是,前提必须由当事双方达成同意提交仲裁解决争议的仲裁协议。


诉讼是请求人民法院依照民事诉讼程序确定民事权义关系,保护己方合法权益,以解决纠纷特别是非合同纠纷比较惯常选择的一种方式。如何当事双方无法达成和解又没有协商一致的仲裁协议,便只能选择向法院提起诉讼的方式解决争议。在中国,法院的审理采取两审终审制,个别案件可以通过申诉的方式向更高一级,直至向最高人民法院申请最终裁定。


采取和解的方式,可以节省一些法律费用和时间,并可以较好地缓解和维护双方的关系,以利日后继续业务交往和合作。但是能否达成和解,以及和解的地位、基础和可争取的条件,则是以能在仲裁或诉讼中的地位和胜算程度为前提和支撑的。没有在仲裁或诉讼中的胜算条件和法律依据,不可能争取到有利和有效的和解结果。同时,在试图进行和解的同时,不能放松和解不成而须继续进行仲裁或诉讼的准备。

 

案件处理中应注意的事项


案件管理同样属于企业常态化的工作,应当纳入制度化管理,需要设定专门的岗位或部门,明确职责,统筹负责此项工作。在案件处理中,对以下事项应当加以注意:


1、建立快速反应机制。企业在收到来自法院、仲裁委员会、行政管理部门发来的起诉状、仲裁申请、行政处罚告知书等表明案件发生的文书后,应当迅速传递至企业负责案件管理的部门,并启动相应的处理响应机制。


2、案件管理应分层次。根据案件性质和争议金额,例如:集团与系统外的案件;各分支机构发生的、超过本级机构受权权限的案件;在不同级别法院诉讼的案件;涉外案件;集团总部认为有重大经济、社会影响的案件等,明确规定各级公司对案件的管理权限。


3、案件管理属于系统工程。法务管理的首要职能是对全系统各层级法律工作实施全面的系统管理。其中包括但不限于队伍建设、协调配合、信息沟通、大案统计和掌握、对法律顾问和使用律师情况的控制等。对于大、要案件,应由总部牵头,整合和调剂使用系统内法务管理力量,充分挖掘潜力,最大限度发挥系统内各级法律专业人员的资源优势。


4、各部门之间的协同至关重要。在处理具体案件时,特别是在案情调查和证据收集的过程中,可能需要相关业务、财务、管理等部门的参与、支持和配合。因为案件的源头和证据材料一般都在这些部门。内部沟通要及时、充分,防止因内部信息不对称,造成案件处理的被动。证据对案件处理至关重要,这也是对企业业务流程和档案管理水平的检验。


5、企业的法务管理除了全权负责和具体参与案件的处理;可能还会作为法人代表的授权代表进行谈判、委托律师、参与诉讼和仲裁;对企业聘用的法律顾问和律师的情况进行管理,其中包括对他们的考选择、聘用、联系、考核、评价、纪录等。其中特别应注意律师的选择和控制。


6、对律师作为案件处理的代理人和法律顾问时,要考虑使用的成本。律师事务所的名气不等于律师的能力,主要还是要看具体办案的律师的能力。律师不是万能的,要根据案情及案件的性质选择对此有专长的律师。对律师的使用不应放任,要在案件处理的关键点上有效地使用,因此对律师亦需控制和指导。要建立律师使用的考核档案。


7、建立相应的工作机制。根据案件重要程度,组建工作团队。其中可能包括内外部人员,如公司领导、法律部、相关业务部门、外部律师团队等,明确分工和工作方式。在认真分析案情的基础上,提出应对方案,并从法律和商业的角度,比较几种应对方案的利弊,最终确定解决方案。在重大案件应对方案中,不仅要有诉讼策略,也应包括与政府相关机构、新闻媒体的沟通即危机公关机制。从时间、成本、绩效角度,控制和跟进项目管理,控制费用、律师工作,有效掌控案件处理过程。


8、注意技术化分析和总结。通过逐一对以下问题进行回答,形成针对特定类型纠纷的应诉思路,例如:法官或仲裁员在案件中特别关注的事实种类,企业这对这些事实准备的支持证据的充足性,对方的请求或抗辩中对己方不利的主张、事实或证据,如何避免将这些证据留给对手,或者应当如何应对和抗辩,我方主张的哪些法律意见可被法官或仲裁员采纳,之前类似案例有何可借鉴之处,等等。


9、对于己方拥有请求权的案件,要注意诉讼时效。特别是在试图和解的交涉过程中,更要注意。千万不能因为诉讼时效过期而影响己方胜诉权的行使。

总结经验教训提高案件管理能力


结案后应及时对案件处理过程进行梳理、分析,总结经验、教训和带有共性和规律性的因素,提炼案件风险点,反思和诊断企业的行为和业务流程,充分发挥案件的风险提示作用,举一反三,防止类似情况和案件重复发生。


总结应该是全方位的,即对案件的起因、处理过程、证据的收集和提供、内部的协调、律师的表现和作用、参与案件的鉴定机构、法庭或仲裁庭的调查和提问、和解中的博弈等方面进行全面细致的总结。


建立业务和管理改进机制。任何法律纠纷所反映的都是业务和管理中的问题,要认真分析导致案件发生原因。通过总结,针对所发现的企业运行中存在的问题提出建议,改进企业的相关制度或业务流程,提高企业的经营管理水平。不断完善适用于不同类别案件的处理程序、争议解决方式、争议解决机构和人员、参与人员的资料库,以利于日后的案件处理之需。


此外,还应建立必要的案件责任追究制度,根据案件发生的原因、案件处理的过程和结果,对相关责任人进行追究,形成有效的奖惩机制。


本文附录中所开列的问题,对于企业法务人员在思考和总结应该如何完善案件管理制度时,或许有所帮助。

案件管理重在预防


企业活动的每一个行为都有特定的法律意义,都会产生特定的法律后果。具体案件的发生和结果,在很大程度上,都是由企业的相关行为决定的,后续处理程序难以弥补和纠正,因为程序改变不了事实。另一方面,案件并非完全不可预见或预防。因此,案件管理的重心应坚持预防为主,把尽量减少或避免案件的发生作为努力方向和工作目标。这项工作须渗透到企业运行的方方面面,贯穿企业行为的全过程。


围绕案件防范的目标,企业应当致力于内部的制度建设,制度保障,制度维护,这是企业法务管理的核心与本分。

    

法务管理应做好企业领导层的法律方面的顾问、参谋和助手,对企业行为和公司文件,特别是对外文件的合法性予以把关;同时,还应贯穿始终地全面参与企业的一切经营管理活动。例如,从对于新项目的论证阶段开始介入,然后参与决策和实施的全过程,直至最后完成和验收。由此为整个过程的所有环节提供切实的法律保障,防患于未然,确保项目实施的合法和顺利,最大限度减少纠纷的可能。

   

法务管理要为总部各部门提供法律咨询,围绕相关的法律问题释疑解惑,有针对向地提出具体意见或建议,对全系统各下级公司的法律事务实施监督和指导。

   

企业运行的常态是各种权利、义务的平衡,而争议的产生是由于相关因素的变化打破了这种平衡。加强案件监测,对于可能导致或预示本企业案件发生的因素进行及时、有效监控,保证信息获取的快速和准确,通过客观分析提出应对建议,减低案件发生的可能性。


为有效监测,首先要确定哪些方面的不确定性可能形成纠纷。通常在下述情况下容易产生争议和纠纷,应当加以注意,即:当市场发生变化时;法律、法规被修订、废止或新的颁布时;行业政策发生调整时;企业自身业务改变时;以及业务关系对方的经营状况严重恶化,转移财产、抽逃资金,以逃避债务,丧失商业信誉,或者有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形时。


完善制度,构建预警机制,监控案件可能发生的关键点,往往会起到有效预警作用。关键点是指容易产生争议或纠纷的业务流程中的交易重点和关键操作等环节。对业务中的关键点建立复核和制衡机制。应建立和持续完善适合本行业的标准合同,合同条款要细致、周全、规范。加强对客户及交易对象的管理,对他们的信誉和履约能力在认真评估的基础上进行分类。要避免同诚信缺失的客户交往。


加强法律风险的研究和预防管理,变本企业历史的和他人的教训和代价为自己的经验和财富,并据以防微杜渐,预防企业潜在风险。

 

案件管理应融入企业活动的全过程


预防企业案件的发生,应该是法务管理更高层次的职能和价值的体现。在竞争激烈的市场环境中,法务管理为企业正常运行提供法律支持和保障,是企业经营活动中不可或缺的有机组成部分,作用非常重要。法务管理可以通过与企业活动的有机结合,保持企业运营或运行顺畅和高效,可以避免或减少企业行为的盲目性,使企业的决策和运行在最佳、最健康,因而是最捷径的道路上,使企业不走或少走少弯路。


为此,法务管理要融入企业的日常运作过程之中,成为业务流程中必要的一环,而不是游离于企业日常活动和行为之外。企业法务管理应该渗透在企业的方方面面,体现在企业的全部行为,贯穿企业运行的始终。完整的案件预防管理,不只是法律部门和少数法务人员的事,而应成为全员的自觉,尤其是领导层和最高领导的自觉。企业法务管理中的案件预防管理同样需要常态化机制。

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